چگونه روش GIST در مدیریت و برنامه ریزی فعالیت‌ها به شما کمک می‌کند ؟
قطعاً برنامه ریزی موفق یکی از مهمترین مهارت‌ها برای انجام پروژه‌ها و فعالیتهاست. بعضی از افراد روشهای مختلفی برای برنامه ریزی دارند اما آیا آنها بصورت اصولی این کار را انجام میدهند؟ برنامه ریزی به روش GIST یکی از تکنیک‌های موثر در برنامه ریزی موفق است. برای همین همکارجو تصمیم گرفته است این تجربه با ارزش را برای همراهان عزیز منتشر کند.
tamar Gilad مدیر محصول پیشین گوگل و مایکروسافت در وبلاگ شخصی خود از نحوه اجرای این روش، کاربرد و نتایج مثبتی که در پیشبرد اهدافش داشته می‌گوید:
اینکه بصورت مداوم و پایدار ، پر دستاورد باشیم نه تنها چالش من بلکه چالش خیلی از افراد است. به تعویق انداختن کارها، احساس “به اندازه کافی کار نکردن، ساعت طولانی کار کردن و… . هنگامی که شروع به کار در شرکتهای مختلف کردم با مفهوم بهره‌وری از دید آنها آشنا شدم. آنها افراد را مشغول به انجام پروژه‌هایی می‌کنند که اغلب نتیجه‌ای در بر ندارد. پس با توجه به مشاهدات خودم شروع به یادداشت برداری در این زمینه کردم:
- مانند بسیاری از شرکتها برنامه ریزی های من عمدتاً مبتی بر شواهد و احساسات بود، اما این روش‌ها به اندازه کافی در مقابل ابهامات سریع نبودند تا بتوانند در رسیدن به اهدافم کمک کنند.
- مانند بسیاری از تیم‌ها، میزان بهره‌وری خودم را بر اساس میزان خروجی(تعداد کارهای انجام شده) و نه برای اساس نتایج (اهداف انجام شده و تاثیرگذاری) اندازه‌گیری میکردم.
- سیستم مدیریتی که من از آن استفاده میکردم، برای اهداف بلند مدت کاربرد زیادی نداشت و فقط برای اهداف کوتاه مدت مورد استفاده قرار می‌گرفت.
من در حال حاضر با استفاده از چارچوب برنامه ریزی GIST به شرکتها کمک میکنم تا چنین چالشهایی را حل کنند. موضوع این مقاله این است که چطور از نسخه سبکتر GIST در زندگی خود استفاده کنیم. در پایان مقاله الگوی کاربردی هم پیدا خواهیم کرد.
توجه : اگر برای شما آینده شغلی و قرارگیری در مسیر شغلی به دغدغه‌ای مهم تبدیل شده است ، همکارجو با استفاده از «سیستم هوشمند راهنمای مسیر شغلی » به شما کمک می‌کند تا مسیرشغلی‌تان را آگاهانه و با شناخت بازارکار ایران طراحی و برنامه ریزی کنید تا در نهایت به هدف برسید. برای شروع به ساخت مسیر شغلی کافیست اینجا کلیک کنید.
GIST به چه معناست؟
GIST چارچوبی برای برنامه ریزی محصول است که من بر اساس اصول استارت‌آپ‌ها، بازاریابی رشد، اقتصاد رفتاری و موارد دیگر ایجاد کرده‌ام. این اصل، برنامه ریزی را به چهار قسمت تقسیم می‌کند: Goals (اهداف) ، Ideas (ایده ها) ، Steps (مراحل)، Tasks (وظایف).
به بیان ساده‌تر اهداف تعیین می‌کنند که ما می‌خواهیم به چه چیزی برسیم، ایدهها روشهای فرضی برای رسیدن به اهداف هستند، مراحل پروژه‌های کوچک هستند که بعد از تأیید ایده در قسمت‌های مختلف پیاده‌سازی و به ایده ارزش میدهند. وظایف هم فعالیتهای روزانه‌ای هستند که در این مرحله قرار می‌گیرند.
مشکلات لیست وظایف
در گذشته تمامی سیستمهای مدیریت وظایف، متمرکز روی لیست کارها بودند. افراد باید با استفاده از نرم‌افزارهای موبایل و دسکتاپ، یادداشت‌های نوشتاری، برچسب‌ها، تقویم و موارد دیگر را ثبت میکردند. اما به مرور زمان این روش شکست خورد. با برنامه ریزی به روش GIST فهمیدم که علت شکست آنها چه بود.
بیایید نگاهی به نمونه‌ای از لیست وظایف من بیندازیم (نمونه‌های زیر یک مثال هستند اما از زندگی خودم الهام گرفته شده):
- آموزش زبان اسپانیایی
- در مورد پیشنهاد همکارم “باب” بیشتر فکر کنم.
- با “آلیس” در مورد موضوعی که گفته بود تماس بگیرم.
- در وبلاگ یک مقاله در مورد برنامه ریزی به روش GIST برای زندگی شخصی بنویسم.
- حداقل دوبار در هفته ورزش کنم.
- به ژاپن سفر کنم.
- وقت دندانپزشک بگیرم.
- در شبکه اجتماعی یک گروه برای تبادل اطلاعات در مورد برنامه ریزی به روش GIST ایجاد کنم.
- طراحی مجدد وب سایت شخصی خودم.
- یک جلسه رسمی تنظیم کنم.
- و موارد دیگر
آیا مشکل را می‌بینید؟
در واقع اهداف، ایدهها و وظایف را در یک لیست قرار داده‌ام. من لیست بالا را طبق تعاریف مرتب کرده‌ام:
- آموزش زبان اسپانیایی → هدف
- در مورد پیشنهاد همکارم “باب” بیشتر فکر کنم. → وظیفه
- با “آلیس” در مورد موضوعی که گفته بود تماس بگیرم. → وظیفه
- در وبلاگ یک مقاله در مورد برنامه ریزی به روش GIST برای زندگی شخصی بنویسم. → ایده
- حداقل دوبار در هفته ورزش کنم. → ایده
- به ژاپن سفر کنم. → ایده
- وقت دندانپزشک بگیرم. → وظیفه
- در شبکه اجتماعی یک گروه برای تبادل اطلاعات در مورد برنامه ریزی به روش GIST ایجاد کنم. → ایده
- طراحی مجدد وب سایت شخصی خودم. → ایده
- یک جلسه رسمی تنظیم کنم. → هدف
ترکیب کردن اهداف، ایده ها و وظایف در یک لیست و در چندین مرحله خوب نیست. این کار باعث می‌شود تا لیست با مواردی که وظیفه نیستند پُر شوند و بدتر از آن مانع رسیدن به اهداف و ایدهها می‌شود. موارد مختلف ماه‌ها در لیست وظایف قرار می‌گیرند و فقط با جا به جا کردن وظایف مهمتر با ابتدای لیست می‌توان آنها را اولویت بندی کرد. بنابراین مرحله اول تفکیک کردن اهداف و ایدهها است.
پیش به سوی برنامه ریزی موفق چند مرحله‌ای
تفکیک کردن اهداف، ایدهها و وظایف باعث شفافیت و آشکار شدن مهمترین اهدافتان خواهد شد.
این ساختار به ما کمک می‌کند تا از بالا به پایین موارد را بررسی کنیم. ابتدا اهداف مشخص می‌شود، سپس به ایدهها فکر می‌کنیم و بعد ایده‌های برگزیده را مرتب و به وظایف مختلف تقسیم می‌کنیم. اکنون می‌توانیم هر سطح را بصورت مجزا مدیریت کنیم. این عمل باعث کوتاهتر شدن لیست وظایف شده، در نتیجه شانس تحقق اهداف را بهبود می‌بخشد.
من معمولاً در پروژه‌های کاری خودم از هر چهار سطح GIST استفاده میکنم، چون نمی‌خواهم بیش از اندازه برای یک ایده هزینه کنم.
۱-با اهداف شروع کنید
من همیشه درباره تعیین اهداف شخصی نظر متفاوتی داشته‌ام. در روش OKR (هدف و نتیجه کلیدی) ، نتایج عینی مانند مواردی اضافه احساس می‌شوند و غالباً چیزی بیش از جزئیات فعالیتهای سال جدید نیست. در صورتی که برنامه ریزی به روش GIST به دلیل داشتن اصولی مشخص در مورد اهداف شخصی بیشتر کاربرد دارد.
همه ما در زندگی اهداف مشخص و مداوم زیادی داریم. به عنوان مثال:
- مراقب خانواده باشیم
- سلامت و تناسب اندام خود را حفظ کنیم
- رشد شخصی داشته باشیم
- از نظر مالی پایدار شویم
- در شغل خود موفق شویم
- تفریح کنیم
- به افراد نیازمند کمک کنیم
- و غیره…
به نظر من بسیار مفید است اگر یک بار در سال به این لیست نگاهی بیاندازیم و به این سوال پاسخ دهیم: تا پایان سال به کجا می‌خواهم برسم؟
در لیست وظیفه‌های اصلی “یادگیری زبان اسپانیایی” را در نظر بگیرید. اگر فرض کنیم که من اکنون در اسپانیا زندگی میکنم، بنابراین مهارت یادگیری زبان اسپانیایی از اهمیت متوسطی برخوردار است.توجه کنید که تسلط به زبان اسپانیایی یک هدف است، اما به خوبی بیان نشده و تبدیل به یک فعالیت و یک هدف نسبتاً مبهم می‌شود.
در واقع این مهارت را باید در لیست اهداف جای داد، اما سوال اینجاست: منظور از “متخصص” چیست؟ تعیین هدف به صورت مبهم ممکن است به این معنا باشد که من هدف مشخصی ندارم تا آن را در لیست اهداف خود قرار دهم. برای رفع این مشکل ما می‌توانیم از روش OKR استفاده کنیم. به مثال زیر توجه کنید:
هدف: تسلط کامل به زبان اسپانیایی
- نتیجه کلیدی ۱: بتوانم در رستوران غذا سفارش دهم
- نتیجه کلیدی ۲: بعضی اوقات مکالمات کوتاه اسپانیایی انجام دهم
- نتیجه کلیدی ۳: بدون زیرنویس به تماشای فیلمی به زبان اسپانیایی بپردازم
فرض کنیم که شما در سال جدید می‌خواهید چندین مکالمه کوتاه داشته باشید. این نتیجه کلیدی قابل اندازه‌گیری نیست، چون می‌توان تصور کرد هر زمان که شما گفت‌وگویی انجام می‌دهید، مشخص نیست که چقدر تا دستیابی به این هدف فاصله دارید.
نکته : “تمامی اهداف شخصی به نتایج کلیدی نیاز ندارند، چون بعضی از آنها کاملاً بدیهی هستند”
در تصویر بالا، لیستی از اهداف سالانه خود را تهیه کرده‌ام. من این لیست را هر دو یا سه ماه مرور میکنم تا مطمئن شوم که از اهدافم دور نشده یا اهداف جدیدی اضافه نکرده باشم و در صورت لزوم موارد قدیمی‌تر را حذف میکنم.
در وبلاگ همکارجو بخوانید: فریلنسینگ چگونه باعث کسب درآمد بیشتر می شود؟
۲-جمع‌آوری ایدهها
اگر تنها یک راه کوتاه و عملی برای دستیابی به اهداف وجود داشته باشد، آن هم گذشتن از مجموعه ایدهها و ایجاد وظیفه است. البته در بسیاری از موارد تعمل کردن راجع به برخی از گزینه‌ها می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان شود. در چنین مواردی، لیستی از ایدهها را برای هر هدف می‌نویسم تا به ثبت و اولویت‌بندی ایدهها کمک کنم. همچنین لیستی از اهداف متفرقه تهیه میکنم که در آن لحظه به هیچ هدفی مرتبط نیست و هر زمانی که یک ایده خوب به نظرم رسید آن را به لیست مربوطه اضافه میکنم. البته باید بگویم که لیست وظایف جای مناسبی برای ذخیره ایدهها نیست. بیشتر ایدهها هرگز اجرا نمی‌شوند و فقط لیست شما را طولانی می‌کند.
در اینجا برخی از ایده‌هایی که برای هدف “تسلط به زبان اسپانیایی” را جمع‌آوری کرده‌ام:
- دوره های آموزشی آنلاین که رایگان هستند
- دوره های آموزشی آنلاین که هزینه‌ای هستند
- مدرسه شبانه اسپانیایی
- معلم خصوصی
- تبادل محتوای آموزشی زبان
موارد بالا روشهای معتبری برای یادگیری زبان جدید هستند، اما چطور می‌توانم آنها را انتخاب کنم؟ وقتی در رابطه با ایدهها تحقیق میکنم، سه مورد را در نظر می‌گیرم:
- تأثیر : این روش با چه سرعت و کیفیتی من را در یادگیری زبان اسپانیایی کمک می‌کند؟
- سهولت: آیا از نظر زمان، تلاش، راحتی و هزینه مالی، برای من ساده و امکانپذیر است؟
- اعتماد به نفس: چقدر مطمئن هستم که این ایده انجام پذیر است؟ (به عنوان مثال آیا شخصی را می‌شناسم که از آن استفاده کند؟)
در نظر گرفتن موارد بالا یک روش مفید برای ارزیابی ایده‌هاست.
۳-مراحل اجرا و اعتبارسنجی ایدهها را مشخص کنید (این مورد اختیاری است)
اغلب ایده‌های شخصی بلافاصله می‌توانند به وظایف تبدیل شوند. به عنوان مثال اگر من تصمیم بگیرم به ژاپن سفر کنم، هیچ گام میانی برای تحقق این ایده وجود ندارد و فقط لیستی از وظایف است. اما وقتی که ایده بزرگ است و درصد بالایی از عدم اطمینان را به همراه دارد، بهتر است آن را در چند مرحله اجرایی کنید.
به عنوان مثال وقتی شغل مشاوره خود را آغار کردم، متوجه شدم که به یک وب‌سایت شخصی نیاز دارم. ابتدا به اندازه کافی در مورد نیازهای مشتری و بازار هدف خودم اطلاع نداشتم و نمی‌دانستم که چطور بیشترین ارزش را ارائه دهم. از طرفی در این مرحله طراحی و اجرای یک وب سایت پرهزینه بسیار بی‌فایده بود. من نیاز به یادگیری داشتم تا یک رویکرد درست را مرحله به مرحله انجام دهم.
مرحله اول: یک برگه با فرمت پی دی اف
اولین قدم ایجاد یک فایل PDF شامل یک بیوگرافی کوتاه و ساده همراه با لیستی از خدمات مشاوره بود. من آدرس وب سایت خودم را در آن بصورت لینک قرار دادم تا افراد به وب سایتم هدایت شوند و فایل را در یک پوشه در گوگل درایو بارگذاری کردم. هر زمانی که با همکاران جدید یا مشتری‌های بالقوه ارتباط برقرار میکردم، پرونده را از طریق ایمیل برای آنها ارسال میکردم. پس از مدتی این اسناد را بر اساس آموخته‌های جدیدم به‌روزرسانی کردم. این یک نسخه خیلی ساده و قابل ارائه از وب‌سایت من است:
مرحله دوم: سایت های گوگل
قدم بعدی ایجاد یک وب‌سایت ساده بود. در این مرحله بود که احساس کردم ارتقاع پیدا کرده‌ام و بیشتر در معرض دید افراد آنلاین قرار دارم (اگرچه ترافیک سایت بسیار پایین بود). من برای راه اندازی وب‌سایت مجبور بودم چیزهای زیادی یاد بگیرم. پس ساده‌ترین و کم دردسرترین راهی که پیدا کرده بودم را انتخاب کردم، یعنی ایجاد سایت توسط گوگل. البته این ابزار بیشتر برای شرکتها ساخته شده بود و امکانات محدودی داشت.
مرحله سوم: سایت های وردپرسی
زمانی که تعداد زیادی محتوای صوتی ایجاد کردم، برای پیشرفت آماده بودم و نیاز بود تا بیشتر آنلاین باشم. علاوه بر آن توانایی خرید یک وب‌سایت وردپرسی را داشتم. این پایان کار نبود (البته به یک طراحی خاص و یک عکس جدید هم احتیاج داشتم) اما برای نیازهای فعلی من کافی بود.
۴-ایجاد وظایف
اکنون که اهداف، ایدهها و مراحل را با هم بررسی کرده‌ایم، ایجاد وظایف کاملاً ساده به نظر می‌رسد. من معمولاً از یک لیست وظیفه و یک تقویم استفاده میکنم. وظایف باید شفاف و در ایده‌آل‌ترین حالت شامل “فعل” باشد. مثال: فلان چیز را بخر ، با فلانی ملاقات کن، فلان چیز را جست و جو کن. من برای هر یک از وظایف اولویتی بین ۱ تا ۱۰ در نظر می‌گیرم و همیشه لیست وظایف را بر اساس اولویت انجام کار، به ترتیب از بالاترین اولویت (عدد ۱۰) به پایینترین اولویت(عدد ۱) طبقه‌بندی میکنم.
همه موارد را در کنار هم قرار دهید
اطلاعات را در فضای آنلاین ذخیره کنید.
من کل سیستم را در سایت Airtable نگهداری میکنم. این سرویس رایگان، قابل ویرایش و اشتراک‌گذاری است. شما نیز می‌توانید تمامی مراحل برنامه ریزی به روش GIST را بصورت کاملاً آنلاین برای خود و هم تیمی‌تان در این فضای آنلاین ذخیره کنید.
چرخه
زندگی و شغل ما غیر قابل پیش بینی است، بنابراین باید سریع عمل کنیم و بطور مداوم هر قسمت از سیستم را بازنگری کنیم.
- من سالانه اهدافی را مشخص و همیشه سعی میکنم حداقل یکبار در ماه آنها را بررسی و به‌روز کنم. معمولاً از روش “اهداف و نتایج کلیدی” استفاده نمیکنم، اما همیشه این موضوع را بررسی میکنم که در هر هدف چقدر پیشرفت کرده‌ام و آیا در مسیر رسیدن به آن هدف هستم یا خیر.
- هر زمانی که یک هدف یا پروژه جدید داشته باشم، لیستی از ایدهها را ایجاد میکنم. علاوه بر آن یک لیست از ایده‌های متفرقه دارم و زمانی که مورد جدیدی به ذهنم می‌رسد، آن را به بانک اضافه میکنم. وقتی احساس کردم که ایده‌های قبلی مسیر خود را طی کرده‌اند به لیست ایدهها مراجعه میکنم. انجام این کار برای من الهام بخش است.
- قبل از شروع هر پروژه بزرگ، به مراحل انجام کار فکر میکنم اما آنها را به ندرت می‌نویسم.
- در روز چندین بار لیست کارها و وظایفم را بررسی و آنها را به‌روز میکنم. وظایف جدید را اضافه یا کارهای انجام شده را حذف میکنم. برخی از وظایف را به جای افزودن به لیست کارهایم، مستقیماً در تقویم می‌نویسم.
حال وقت آن رسیده که برنامه ریزی به روش GIST را در فعالیتهای خود به کار ببرید.
زندگی ما ( چه شغلی و چه خصوصی) تنها یکسری وظایف برای انجام کارها یا داستان مشتری برای توسعه یک محصول نیست. من با استفاده از سیستم مبتنی بر برنامه ریزی موفق به روش GIST توانستم ارزش‌های بسیار مهمی از فعالیتهای خودم را کشف کنم.
- به من کمک کرد تا اهداف خود را بیان کنم و همیشه به خاطرم بسپارم.
- به من یادآوری می‌کند تا به چیزی بیشتر از یک ایده فکر کنم.
- مرا تشویق می‌کند که بیشتر از یک ایده را به تصویر بکشم.
- لیست کارهای من کوتاهتر شده و فقط برخی وظایف بر دوش من قرار دارد.
- احساس میکنم در هر شرایطی تنها بر روی موارد مهم کار میکنم.
- بیش از یک سال است که تغییر رویه‌ای در سیستم مدیریت کارهای خود نداده‌ام.
من کارشناس بهره‌روی نیستم و ممکن است آنچه در زندگی و شغل من مفید است برای شما کاربردی نداشته باشد. با این حال پیشنهاد میکنم که برنامه ریزی به روش GIST را در زندگی شخصی و شغلی خود امتحان کنید.
Itamar gilad یک مشاور و سخنگو در زمینه مدیریت محصول و خدمات است که محصولات با ارزشی را در شرکتهای بزرگ ساخته است. او در ۱۵ سال اخیر نقش ارشد مدیریت محصول را در گوگل، مایکروسافت و تعدادی از استارتاپها بر عهده داشته است.
در بالا با برنامه ریزی موفق به روش GISTبرای رسیدن به هدف آشنا شدیم، از کاربردها و تاثیر مثبت آن در زندگی روزمره و کار مطلع شدیم. حال شما نیز می‌توانید این روش را در برنامه‌های روزانه، شغل و پروژه‌های گروهی خود به کار ببرید و از تجربه خودتان در انتهای این مقاله بنویسید.
منبع: productcoalition.com