برگزاری جلسات کاری یکی از بهترین روش ها برای بهبود خلاقیت، تصمیم گیری های مهم و همچنین افزایش بهره وری کارکنان متخصص با طیف وسیع مهارت هاست. اینکه به عنوان یک مدیر بدانید چگونه به طور همزمان چندین کارمند را در راستای رسیدن به اهداف تعیین شده هدایت کنید، مهارتی‌ست که کمتر مدیری توانسته به آن دست یابد. زمانی که افراد گرد هم جمع می شوند و درباره مسائل مختلف و همچنین ایده هایشان صحبت می کنند، شاید به طور ناخودآگاه، هدف آن جلسه به دست فراموشی سپرده شود.
از همین رو در نظر داریم در ادامه این مقاله نکاتی را بازگو کنیم که به شما کمک می کند تا جلسات را کارآمدتر و موثرتر برگزار کنید و زودتر به سمت اهداف نهایی قدم های بزرگ بردارید. پس با ما همراه باشید.
دلیل اهمیت جلسات کاری چیست؟
در یک محیط کاری، راه های بسیار زیادی برای برقراری ارتباط موثر با همکاران وجود دارد. اما برخی مواقع، ملاقات حضوری بهترین روش برای بهره گیری از مهارت های یکدیگر است. برگزاری جلسات کاری، نوعی راهکار برای ایجاد خلاقیت شناخته شده است. چه بسا که حتی در حل مشکلات با رویکردهای همه جانبه و جامع نیز موثر واقع می شود و شرکت را در مسیر درست رسیدن به اهداف قرار می دهد.
صحبت با آن دسته از افرادی که مهارت ها و رویکردهای مختلفی دارند، معمولا بخش مهم و حیاتی از یک فرآیند تصمیم گیری به حساب می آیند. اینکه نظرات آنها را از بخش ها و دیدگاه های مختلف بشنوید، حتی میتواند گستره یک پروژه را به طور کامل تغییر دهد و به شناسایی و حل مسائل در هنگام بروز آنها کمک کند.
در بسیاری از شرکت ها مشاهده شده که در حین اجرای پروژه های مختلف، جلساتی با حضور مشتری و تامین کنندگان برگزار می شود. پس راه اندازی و شرکت در جلسات کاری برای اجرای کارآمد برنامه ها و ایجاد هماهنگی بیشتر موثر خواهد بود.
چگونه یک جلسه کاری موثر برگزاری کنیم؟
در این بخش به نکاتی اشاره می کنیم که در برگزاری هرچه موفق تر و پربارتر جلسات کاری به شما کمک خواهد کرد:
*ایجاد یک برنامه و ساختاری منظم
اگر دستور جلسه مشخصی برای خود تعیین کنید، شرکت کنندگان یک جلسه کاری، از تمرکز بیشتری برخوردار خواهند بود و براساس پیش بینی ها به سمت جلو حرکت می کنند. اگر مسئولیت برنامه ریزی و تهیه دستور جلسه برعهده شماست، سعی کنید با توجه به شکل و قالب جلسه به پرسش و پاسخ بپردازید و یا اجازه دهید که حاضران خودشان به اداره جلسه بپردازند.
اگر به افراد بگویید چشم اندازتان چیست و به چه چیزی میخواهید برسید، در نتیجه آنها با آمادگی بیشتری در جلسه حاضر خواهند شد. آوردن نکات کلیدی و سرفصل های مهم به شما کمک می کند تا با تمرکز بیش تری به هدف اصلی فکر کنید. از طرفی در زمان ذکر موضوعات مورد بحث، این امکان وجود دارد که مسائلی نمایان شود که با پیش زمینه ی افراد حاضر همخوانی داشته باشند. از همین رو ارائه دستور جلسه حداقل یک روز زودتر به افراد، به آنها فرصت مطالعه بیشتر را می دهد.
*زمان پایان جلسات مشخص شود
وقتی زمان شروع جلسه را تعیین کردید، زمان پایان آن را نیز مشخص و اضافه کنید. با تعیین محدودیت زمانی، توجه حضار بر موضوع بحث جلسه متمرکز می‌شود و جلسه طبق برنامه پیش می رود. اگر از همان ابتدا جلسات خود را به حدود ۱ ساعت محدود کنید، شرکت‌کنندگان می دانند که بهره‌وری و فعالیت آن ها با استراحت و پاداش همراه خواهد بود.
در جلسات کاری بزرگ تر و رسمی، که نیاز است بسیاری از افراد نظرات خود را اعلام کنند، میتوان یک نفر را مسئول پیگیری و تنظیم زمان جلسه کرد تا در صورت طولانی شدن جلسه، این موضوع را به سایرین اطلاع دهد.
*آماده باشید
داشتن آمادگی یکی از اصلی ترین ارکان موفقیت و کارآیی در امر مدیریت جلسات است. اگر به تحقیق، گزارش‌نویسی یا گرفتن بازخورد خاصی درباره‌ی یک موضوع مشخص نیاز است که باید توسط حضار در جلسه انجام شود، پس به آنها اطلاع دهید و مطمئن شوید که زمان کافی برای جمع‌آوری اطلاعات مورد نیاز را در اختیار آنها قرار می دهید.
سرپرست و اعضای جلسه باید آمادگی داشته باشند تا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند و در ادامه به سؤالات سایر حضار پاسخ دهند؛ به عنوان مثال، اگر ایده خود را برای یک محصول جدید ارائه می دهید، پس باید بتوانید به سؤالات مورد انتظار درباره‌ی هزینه ها، حاشیه‌ی سود، تولید و پایگاه مشتریان پاسخ دهید.
باید پیش‌بینی کنید که چگونه بحث مطرح می شود. کمی تحقیق کنید تا مطمئن شوید که باید چگونه بحث خود را درمورد موضوع جلسه پیش ببرید تا از وقت همه به طور بهینه استفاده شود.
* فرصت صحبت کردن را در اختیار همه قرار دهید
خواه شما مدیریت جلسه را بر عهده داشته و خواه فقط یک شرکت کننده باشید، همه‌ی حاضران جلسه مایل اند که فرصت صحبت داشته باشند. افراد حاضر در جلسه باید در جایگاهی باشند که بتوانند برای زیر سؤال بردن یک ایده، ارائه‌ی پیشنهاد یا موافقت با یک اجماع نظر مشارکت کنند. بسیار مهم است که محیطی را فراهم کنید که همه‌ی افراد در ابزار افکار و نظراتشان راحت باشند.
اینکه یکی از شرکت‌کنندگان به پروژه خاصی به طور ویژه علاقه مند باشد یا به نحوه‌ی انجام کارها و اقدامات اعتراض کند، موضوع مهمی است؛ با این حال، قبل از اینکه بخواهید قاطعانه نظرات افراد را رد کنید و به صحبت های دیگر گوش کنید، اجازه دهید آنها به راحتی صحبت کنند.
روش های مثبت بسیاری وجود دارند که به مشکل قطع کردن صحبت دیگران پرداخته اند. این روش ها معمولا به تمرکز روی صحبت ها و نظرات دیگران و تشویق آن ها به اشتراک گذاری نظرشان بیشتر توجه دارد.
نتیجه گیری
در این مقاله تا حد امکان توضیحاتی را خدمت شما ارائه دادیم. حال می دانید چه اقداماتی را برای داشتن جلسات کاری موثر باید انجام دهید. هر چند نکات بسیار زیاد دیگری در این مسیر وجود دارد که میتواند شما را به نتیجه دلخواه برساند که از حوصله این مقاله خارج است. اما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر به بخش تماس باما مراجعه کنید.